Privatlivspolitik

Den Jyske Håndværkerskole er dataansvarlig for de oplysninger, vi indsamler om dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Ellemosevej 25, 8370 Hadsten: persondata@djhhadsten.dk eller 89 37 01 00.

Du kan kontakte vores DPO på dpo@djhhadsten.dk eller tlf. 71 74 99 86.

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker, at vi behandler disse oplysninger, kan det blive problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retslige forpligtelser.

Vi har som dataansvarlig truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at forhindre, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5.

Nedenfor kan du se på hvilke grundlag, vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål og i hvor lang tid vi opbevarer dem.
For at du kan være elev hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:
- Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, cpr.nr., fødselsdato, foto, nationalitet, uddannelse, sygefravær, advarsler, evaluering, underskrift, oplysninger om væsentlige sociale problemer, ansættelsesforhold, helbredsforhold, eksaminer, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, IP-adresser, bankoplysninger, interesser, CVR-nr. på enkeltmandsvirksomheder.
Vi indsamler og behandler personoplysninger om elever til følgende formål:
- Adgang til undervisningsmaterialer
- Bogføring/fakturahåndtering, kørselsafregning og udbetaling af tilgodehavende
- Dokumentere arbejde og beslutninger i DJH’s forskellige organer og udvalg
- Eksamensafholdelse, karaktergivning og godskrivning
- Indskrivning på uddannelse og kurser
- Intern og ekstern kommunikation som at informere om hverdagen og nye tiltag på DJH
- Lektiecafé og tutorer
- Lovpligtig anmeldelse af arbejdsskader
- Lovpligtig udlevering af oplysninger til Danmarks Statistik
- Lærepladssøgning og udtalelser om elever til ansættende virksomheder
- Løbende dialog med lærepladsen om elevens uddannelsesmæssige standpunkt og andre oplysninger af betydning for samarbejdet mellem skole, elev og læreplads
- Mødeforplejning og eventuelle allergener
- Refusion for skoleophold
- Registrere fravær og dokumentere sagsforløb ved frafaldstruede elever
- Sikre almindelig trivsel, studievejledning og støtte, herunder specialpædagogisk, i undervisningen.
- Sikre ro og orden på skolehjemmet. Evt. bortvisning fra skolehjem meddeles din mester/arbejdsgiver
- Sikre udbetaling af SU
- Skolepraktik og udbetaling af skolepraktikydelse
- Uddannelsesaftaler, uddannelsesplaner, holdlister og modultilmelding
- Udstedelse af svendebreve, certifikater og beviser. AMU-beviser/certifikater sendes til arbejdsgiver, hvis arbejdsgiver har købt kurset.
- Undervisning i alarm og tv-overvågning
- Værelsesfordeling
Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- Der er blevet givet samtykke via en samtykkeblanket, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra a og evt. art. 9, stk. 2, litra a.
- Behandling sker på baggrund af opfyldelse af ansættelseskontrakt, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra b.
- Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse i f.eks. bogføringsloven, lov om arbejdsskadesikring mv., jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra c, og artikel 9, stk. 2, litra b.
- Vores legitime interesse, f.eks. at du ikke får serveret noget, du ikke kan tåle, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.
- Behandlingen sker på baggrund af offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.
- Behandlingen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen.
- Dine personoplysninger gemmer vi i 5 år efter endt uddannelsesforløb på DJH. Vi opbevarer fortsat personoplysninger, som indgår i vores elevmateriale i længere tid, hvis der findes et andet lovligt behandlingsgrundlag, f.eks. arbejdsskader og dokumentation for beslutninger i organer og udvalg.
- Personoplysninger til brug for udstedelse af uddannelsesbevis, svendebrev mv. gemmes i 30 år.
- Personoplysninger (tv-optagelser) indhentet i forbindelse med undervisning i alarm og tv-overvågning slettes ved modulets afslutning.
- Personoplysninger i nyheder og historier om hverdagen på DJH på hjemmeside og i appen slettes efter 4 år og på DJHs sociale medier efter 2 år.
Vi indsamler personoplysninger om pårørende til elever til følgende formål:
- Yde service/sikre kontakt
- Elevernes trivsel og gennemførsel
- Studieadministration
- Sikring af mulighed for kontakt i forbindelse med ulykker eller lign.
Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- Der er blevet givet samtykke via en samtykkeblanket, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra a.
- Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse i f.eks. forældreansvarsloven, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra c.
- Behandling sker på baggrund af begge parters legitime interesse i tilfælde af akut sygdom, uheld o.l., jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen.
- Personoplysninger om pårørende gemmer vi i 5 år efter endt uddannelsesforløb på DJH. Vi opbevarer fortsat personoplysninger, som indgår i vores elevmateriale i længere tid, hvis der findes et andet lovligt behandlingsgrundlag, f.eks. arbejdsskader.
Projekt Fastholdelse gennem Social Bæredygtighed på EUD (PSB)

Den Jyske Håndværkerskole deltager i Regionalfonds-/Socialfondsprojekt om social bæredygtighed, som har fokus på trivsel og fastholdelse af elever på grundforløb 1 og grundforløb 2. Formålet med projektet er at styrke trivsel og fastholdelse på grundforløbene og projektet løber fra januar 2023 til udgangen af december 2025.

Personoplysninger som indsamles og formål

Til gennemførsel, evaluering, effektmåling og kontrol af projektet indsamler vi følgende personoplysninger om dig:
- Elever på DJH som deltager i trivselsprojekter: navn, cpr.nr. og tilstedeværelse i projektaktivitet.
- Medarbejdere på DJH: navn, adresse, e-mail, telefonnummer og cpr.nr. Indgår udgifter til medarbejderens løn i projektregnskabet, kan også lønsedler, timeregistreringer, arbejdsbeskrivelse, ansættelseskontrakt samt tillæg hertil indsamles.
  Vi har dine oplysninger fra dit ansættelsesforhold på DJH eller fra din optagelse på grundforløb 1 eller 2 på DJH.
Dine personoplysninger deles med Projektkoordinator, Tradium, som har ansvaret for den samlede afrapportering i projektet.

Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag:
- Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse i f.eks. Bekendtgørelse nr. 285 af 1. marts 2022 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond, Den Europæiske Socialfond Plus (ESF+) og Fonden for Retfærdig Omstilling § 16, stk. 6, nr. 5.
- Behandlingen sker på baggrund af offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.
  Behandlingen sker på baggrund af legitim interesse i ansættelsesforholdet, databeskyttelsesloven § 12, stk. 2.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige.
- Hvis der er statsstøtte i det projekt, som du deltager i, skal oplysningerne opbevares indtil udgangen af 2039.
- Hvis der ikke er statsstøtte i det projekt, som du deltager i, skal oplysningerne opbevares i 5,5 år efter sidste slutudbetaling til projektet.
Som led i din virksomheds nuværende eller tidligere tilknytning til DJH behandler vi følgende oplysninger om virksomheden: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, CVR-nummer på enkeltmandsvirksomheder.

Vi indsamler personoplysninger om virksomheder og leverandører til følgende formål:
- Gennemføre din medarbejders uddannelses/kursusforløb på DJH
- Administration af din relation til os
- Udføre spørgeskemaundersøgelser om kvalitetsudvikling i uddannelserne
- Yde service/sikre kontakt
- Behandling af vores køb/ydelser
- Lovpligtig udlevering af oplysninger til Danmarks Statistik
Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- Behandling sker på baggrund af opfyldelse af kontrakten med dig, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra b.
- Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse, i bogføringsloven, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra c.
- Behandling sker på baggrund af vores offentlige myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra e.
- Vores legitime interesse, som er at yde dig den bedste service og forbedre os gennem spørgeskemaundersøgelser mv., nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen.
- Virksomhedsoplysninger gemmer vi i 5 år efter endt uddannelses/kursusforløb for den enkelte medarbejder, som virksomheden har haft på DJH. Vi opbevarer fortsat personoplysninger, som indgår i vores elevmateriale i længere tid, hvis der findes et andet lovligt behandlingsgrundlag, f.eks. arbejdsskader.
- Virksomhedsoplysninger til brug for udstedelse af uddannelsesbevis, svendebrev mv. gemmes i 30 år.
- Virksomhedsoplysninger til brug for bogføring gemmes i indeværende år + 5 år, jf. Bogføringsloven.
- Eventuelle virksomhedsoplysninger indsamlet i spørgeskemaundersøgelser anonymiseres i analyser og rapporter.
For at være gæst på skolen, medlem af bestyrelsen eller andre udvalg er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:
- Navn, beskæftigelse, kontaktoplysninger, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, afdeling, interesser, køn, titel, fotos, underskrift, CPR-nummer, evt. helbredsforhold.
Vi indsamler personoplysningerne til følgende formål:
- Mødeafholdelse og -forplejning (eventuelle allergener mv.), samt eventuel kørselsafregning
- Dokumentere arbejde og beslutninger i DjHs organer og udvalg
- Registrere bestyrelsessammensætning hos Erhvervsstyrelsen, DEG, bank og andre relevante interessenter
- Intern og ekstern kommunikation som at informere om hverdagen og nye tiltag på DJH
- Videoovervågning
- Yde service/sikre kontakt
Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- Der er blevet givet samtykke via en samtykkeblanket, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra a og evt. art. 9, stk. 2, litra a
- Behandling sker på baggrund af opfyldelse af kontrakten med dig, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra b.
- Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse, f.eks. i bogføringsloven, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra c.
- Vores legitime interesse, som er, at du ikke får serveret mad, du ikke kan tåle, og at du får udbetalt kørselsgodtgørelse, hvorfor det også sker ud fra en interesseafvejning ift. dine interesser, eller sikkerhed i forbindelse med videoovervågning, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen.
- Dine personoplysninger gemmer vi i 5 år efter endt virke på DJH. Vi opbevarer historisk dine personoplysninger, som optræder i referater/årsregnskaber/underskrifter af officielle dokumenter mv.
- Information om allergener mv. slettes umiddelbart efter brug.
- Personoplysninger til brug for bogføring (kørselsafregninger) gemmes i indeværende år + 5 år, jf. Bogføringsloven.
- Optagelser fra videoovervågningen slettes efter 8 dage.
- Personoplysninger i nyheder og historier om hverdagen og arrangementer på DJH på hjemmeside og i appen slettes efter 4 år og på DJHs sociale medier efter 2 år.
DJH har en lovpligtig whistleblowerordning. Der kan i forbindelse med anmeldelser gennem ordningen behandles personoplysninger om dig.

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- At det er nødvendigt for at opfylde vores retlige forpligtelser efter Lov om beskyttelse af Whistleblowere, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra c.
Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Personoplysninger som fremkommer i rekrutteringsprocessen, er de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer.

Din ansøgning med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen, men deles ikke med personer uden for virksomheden.

I relevante tilfælde anvender vi eksterne rekrutteringskonsulenter til at bistå os i processen, hvorfor din oplysninger kan indsamles af dem på vores vegne, eller deles med dem.

Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger og informationer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

Har du oplyst referencer i din ansøgning eller i forbindelse med en samtale, kan vi kontakte dine tidligere arbejdsgivere med henblik på at få en udtalelse om dig og dine kvalifikationer i relation til den stilling, som du er i betragtning til.

Vi behandler dine oplysninger på baggrund af vores offentlige myndighedsudøvelse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra e, som er at vurdere din kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling.

Ansøgning og bilag opbevares 12 måneder efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, se næste afsnit.

Uopfordrede ansøgninger

Ved uopfordrede ansøgninger behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores offentlige myndighedsudøvelse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til mulig fremtidig ansættelse.

Ønsker vi at gemme din ansøgning sker det på baggrund af et specifikt samtykke fra dig, hvorefter din ansøgning slettes efter 6 måneder.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.
Som led i sikkerhedsforanstaltningerne omkring vores fysiske rammer er der tv-overvågning på området. Vi vil til enhver tid sikre, at al brug af tv-overvågning, vil ske i overensstemmelse med tv-overvågningsloven.

I det tilfælde, hvor tv-overvågning benyttes ved vej, gade, plads eller lignende områder, som benyttes til almindelig færdsel, så vil vi registrere det i politiets register over tv-overvågningskameraer (POLCAM).

Alle optagelser gemmes i maksimalt 8 dage, hvorefter de slettes.
Dataminimering

Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være pålagt ved lov, at vi indsamler og opbevarer en række andre oplysninger om dig. Vi opbevarer kun personoplysninger så længe det er nødvendigt eller pålagt ved lov. Personoplysninger slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dem.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine personoplysningerne er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandører af it-løsninger, ministerier, styrelser, kommuner, tilsyn, e-Boks, uddannelsesplatforme, praktikpladser og lign. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. I relevante tilfælde videregives personoplysninger til f.eks. banker, o.l.

Vi anvender databehandlere/leverandører til behandling af personoplysninger. Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU-Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45.

Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande

Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data.
- Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med anvendelsen af Facebook bliver overført til USA.
  - Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af såkaldte Standard Contractual Clauses (art. 46, stk. 2, litra c) og udarbejdelse af Transfer Impact Assessments, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
- Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med anvendelsen af Google og Microsoft bliver overført til USA.
  - Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af såkaldte Standard Contractual Clauses (art. 46, stk. 2, litra c) og udarbejdelse af Transfer Impact Assesments, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
Hvis du vil vide mere om de overførselsgrundlag, som berører dig, kan du kontakte os på ovenfor angivne kontaktoplysninger.

Fælles dataansvar

Vi bruger Facebook og platforme hos Google og Microsoft, som er kategoriseret som fælles dataansvarlige med os. Fælles dataansvar betyder, at begge parter er ansvarlige for formålet med og behandlingen af personoplysninger.